Chef de projet évènementiel: tout savoir sur ce métier !

Un chef de projet évènementiel à la responsabilité du bon déroulement des évènements dont il s’occupe. Il est le coordinateur principal de tous les intervenants qui mettent leur pierre à l’édifice pour arriver à un évènement réussi, efficace et mémorable. Il s’agit d’un poste à hautes responsabilités qui requiert une polyvalence développée, des connaissances précises dans plusieurs secteurs, ainsi qu’un réseau qualifié et entretenu. Véritable chef d’orchestre de la préparation des évènements, le chef de projet évènementiel doit être prêt à travailler sous pression, souvent avec des horaires différents du commun des mortels et dans des conditions souvent changeantes.

Lorsque l’on parle d’un chef de projet évènementiel, on évoque l’individu qui a pour mission de suivre la mise en place des différents évènements depuis l’apparition de l’idée et du concept, jusqu’à sa réalisation finale. Pour ce faire, il est aidé d’équipes dont il pourra le plus souvent choisir les membres. Il est l’un des seuls à avoir une vision globale et transversale de l’évènement, ce qui lui permet de déterminer quels corps de métiers seront nécessaires à sa mise en place, quelle taille d’équipe sera recommandée, quelles problématiques seront à gérer et à ce quel moment, etc.

Un gros travail de retro-planning est nécessaire dans la mise en place de projets évènementiels. La date de l’évènement est le plus souvent fixée bien en amont et le chef de projet devra faire en sorte que tout soit prêt à temps en dirigeant ses équipes avec intelligence et brio. Il a la charge de la création de listes de tâches pour ses coéquipiers et de leur suivi. Il mettra donc en place des processus de reporting réguliers de manière à avoir une image claire de l’état des avancées en permanence. Cela lui permettra de réagir et d’adapter les plannings en fonction des priorités, des imprévus, des changements, etc.

Le chef de projet évènementiel devra également faire appel à sa créativité dans certaines circonstances. Il peut être impliqué dans certaines décisions artistiques et donner son avis sur différents points plus ou moins créatifs de l’évènement, qu’il s’agisse de marketing, de communication, de questions opérationnelles ou autres.

L’une de ses missions principales sera également de respecter les budgets validés en amont avec la direction et les décisionnaires financiers. Il devra donc être à l’aise avec les chiffres, la finance, les mathématiques et la négociation.

Chef de projet évènementiel est un poste stressant qui requiert des connaissances dans de nombreuses disciplines, mais principalement dans le contact humain et la gestion d’équipes. Être capable de s’exprimer clairement, de faire passer des messages et de partager ses besoins est indispensable. C’est uniquement en s’assurant que toutes les équipes ont compris les missions qui leurs sont allouées que le chef de projet pourra avancer sereinement sur l’organisation au jour le jour.

La capacité à développer un réseau de prestataires, d’entreprises partenaires et d’autres individus qui permettent aux évènements de se dérouler sans accros est un trait central dans le poste du chef de projet. Il doit être capable d’identifier les problèmes et les risques afin de les anticiper et de pouvoir contacter les personnes qui seront à même d’en limiter les effets.

Des compétences sérieuses en organisation, en création de planning et en gestion des priorités seront-elles aussi absolument indispensables au chef de projet. Il doit être capable de produire des documents représentant tous les différents corps de métiers nécessaires à la réalisation de son projet et d’en faire ressortir les interdépendances. Cela permettra de mettre en avant les missions à effectuer en premier lieu et de dresser une liste chronologique des actions suivantes.

L’évènementiel est un secteur dans lequel la dimension internationale est quasi-omniprésente, comme dans de plus en plus de milieu dans notre société mondialisée. La maîtrises de l’anglais est donc fortement recommandée pour ne pas dire obligatoire, alors que des bases en d’autres langues étrangères seront appréciées.

Comme on l’a évoqué en introduction, la polyvalence est de mise pour le bon déroulement du quotidien à ce poste. Le chef de projet peut se voir confier des évènements qui diffèrent du tout au tout en fonction des besoins de l’entreprise pour laquelle il travaille. Il peut être amené à gérer une conférence en amphithéâtre pour des employés, un festival de musique en plein air, une pièce de théâtre dans les locaux d’une société, un salon de présentation des différentes filiales d’une entreprise et bien d’autres exemples encore. Chaque évènement ayant ses propres problématiques, ses propres objectifs et ses propres contraintes, il faut être prêt à s’adapter et à apprendre de nouvelles compétences en permanence. Une grande ouverture d’esprit et une réelle soif de découvrir sont des traits que l’on retrouve très souvent chez les chefs de projet évènementiels épanouis.

Face à la complexité du métier aujourd’hui, il est devenu essentiel de suivre une formation post-bac de type master. Voici quelques-uns des programmes de master qui peuvent déboucher sur un emploi de chef de projet évènementiel :

• Communication événementielle

Selon la taille de l’organisation et le niveau d’expérience, un chef de projet évènementiel peut s’attendre à un salaire mensuel brut oscillant de 1700 € à 4500 €, avec une moyenne autour de 2500 €.

Voici quelques métiers connexes au chef de projet évènementiel :

• Devenir Responsable de la Communication
• Devenir Responsable Marketing
• Devenir Project manager
• Devenir Chef de produit sportif